La Confidencialidad en las Finanzas del Condominio

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• Por HCG
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Seguramente más de una vez nos hemos preguntado ¿cuál es la mejor manera de comunicar e informar a nuestros clientes respecto de las finanzas del condominio y sin que ello implique un error de confidencialidad o una falta de transparencia?

Podemos decir que una buena administración debe informar por lo menos lo siguiente: a) Los ingresos recibidos y los gastos efectuados en un periodo, b) Las actividades de Cobranza y Reporte de Morosidad, c) Un Informe de Operación, d) Flujos y Conciliación Bancaria y por último, en caso de existir, e) Un presupuesto financiero u operativo con su respectivo análisis comparativo.

Esta información tiene un carácter formal y en muchas ocasiones resulta necesario y conveniente considerar que puede contener datos confidenciales o sensibles que nos sugieran que debe darse un trato especial en su difusión.

Así pues, una buena práctica en la administración de condominios consiste en hacer llegar esta información exclusivamente a las personas que tengan derecho a ella, por ejemplo los propietarios, al Comité de Vigilancia y/o a los administradores facultados para ello.

Así mismo, se cuidará también que en dicha información se mantenga la confidencialidad respecto de los nombres, datos personales y financieros de los propietarios de los inmuebles que conforman el condominio.

Es importante que usted como administrador entrante (nuevo administrador) establezca con el Comité de Vigilancia las características, los formatos y el nivel de detalle de la información que presentará de manera periódica.

Lo que tratará en todo momento es lograr un equilibrio entre la calidad de la información y el trato confidencial que pudiera recibir la misma, sin que ello implique falta de transparencia o integridad a los informes. Por ejemplo, usted puede presentar un reporte de morosidad, identificando al moroso únicamente con el número de unidad privativa y no con su nombre personal.

Por la naturaleza de esta información también se recomienda que se realice por medio de un correo electrónico autorizado; si en algunos casos nos vemos en la necesidad de entregar esta información en papel impreso tendremos que asegurarnos de hacerlo en un sobre sellado.

Hemos visto de cerca casos en que esta información se encuentra colocada en los accesos principales y en las áreas sociales; se encuentran a la vista de terceros no autorizados que pudieran hacer un mal uso de la misma.

El cuidado, manejo e integridad de la información siempre deberá ser nuestra prioridad y estamos en la obligación de empujar hacia el lado correcto.